Смена лицензии с GPL на LGPL

Посмотри как меняли лицензии большие проекты - Xorg, openstreetmap, на память что-то больше не приходит.

http://wiki.openstreetmap.org/wiki/Open_Data_License/Implementation_Plan

В OSM насколько понял, люди прямо на сайте нажимали кнопку «согласен», значит простого электронного письма достаточно.

не буду утверждать, но вроде даже достаточно устного согласия всех, кто принимал участие в разработке

Интересует как именно производится сбор соглашений, особенно если нужно согласие не физического лица, а организации.

Про организацию ХЗ, но от обычного контрибутора достаточно только письма с согласием (по крайней мере, от меня больше ничего не требовали).

И необходимо ли как-то публиковать эти согласия?

AFAIK, нет.

вы должны продумать возможные последствия на случай судебного разбирательства и исходить из этого. например, сможете ли вы доказать в суде что вы правомерно изменили лицензию если разработчик скажет 'а я не отвечал на письмо' и тп.